Frust nach dem Meeting?

Muss nicht sein! Unterschiedliche Interessen, Sichtweisen und Kulturen: Es war noch nie einfach, wenn Menschen gemeinsam Aufgaben übernehmen. Marktkraft-Geschäftsführer Georg Braun unterstützt als unabhängiger Moderator dabei, Gemeinsames zu finden und den Fokus zu behalten, um bessere Ergebnisse zu erzielen.

Text: Denise Derflinger
Fotos: Afra Hämmerle-Loidl

Übers Reden kommen die Leute zusammen, sagt man. Doch auch wer miteinander redet, kann schnell das Gegenteil bewirken: Kommt es doch nicht immer auf das Was, sondern vor allem das Wie an. Gerade, wenn viele Menschen Lösungen entwickeln sollen, an einem Ziel arbeiten oder  Entscheidungen zu treffen haben, wird es für ihn spannend: Als professioneller Business-Moderator, Projekt- oder Agile-Coach bietet Georg Braun Strukturen, sorgt für Orientierung und achtet auf das Miteinander. Immer mit dem Ziel, dass Prozesse positiv in Gang kommen und Meetings nicht in stundenlange Sitzungen ausarten, bei denen am Ende nichts Konstruktives herauskommt. Sein Anspruch ist es, die Zusammenarbeit in Projekten, Kooperationen oder Meetings effektiver zu gestalten und damit wertvolle Ressourcen zu sparen. Eine Rolle, die neben einem großen methodischen Werkzeugkoffer auch die passende Haltung braucht. Wir trafen den sympathischen Gmundner zum Interview – und kamen gestärkt daraus hervor.

Portrait Georg Braun

Es ist immer wieder spannend für mich, zu sehen, wie anders und effizienter Gespräche verlaufen können und wie gute Zusammenarbeit noch aussehen kann.

Herr Braun, es gibt eine einfache Rechnung für die Potenziale Ihrer Arbeit. Können Sie uns ein Beispiel nennen?

Wenn zehn Personen für vier Stunden in einem Meeting sitzen, um Themen zu besprechen oder Entscheidungen zu treffen, so sind das insgesamt 40 Projektstunden. Fehlende Vorbereitung, eine falsche Einladungsliste oder plötzlich ungeplant auftauchende Themen und Konflikte knabbern an der Qualität und Quantität der Ergebnisse. Schnell kommt dazu, dass Themen ein zweites, drittes oder gar x-tes Mal besprochen werden müssen, und schon jetzt sind wir bei Hunderten Projektstunden. Mit dem richtigen Prozessdesign, einer professionellen Vorbereitung und vor allem einer konsequenten Gesprächskultur können viele diese Stunden eingespart werden. Der große Gewinn: Zeit, die entweder in neue Themen investiert oder aber auch für eine bessere Work-Life-Balance genutzt werden könnte.

Sie haben als Papiertechniker begonnen, waren viel im Kommunikations- und Marketingbereich tätig und arbeiten heute als Coach für namhafte Unternehmen. Wie kam es zum Wandel?

Es war die Neugierde, die mich antrieb. In der Kommunikationsbranche gibt es so viele spannende Bereiche – und auch ich kenne es, wenn man aus einem Meeting kommt und danach nicht „gescheiter“ ist als vorher. Deswegen wurde es für mich über die Jahre immer interessanter, zu sehen, wie anders und effizienter Gespräche verlaufen können und wie gute Zusammenarbeit funktionieren kann.

Wer sind die Menschen, die sich an Sie wenden – und was ist deren Intention, einen Moderator zu beauftragen?

Jeder kennt den Frust in der Vergangenheit, wenn man aus einem Meeting geht und erkennt, dass viele Arbeits- und Entwicklungsprozesse im Sand verlaufen sind, quasi kein positives Ergebnis zustande gekommen ist. Die Menschen, die mich engagieren, können nicht einer Gruppe zugeordnet werden: Industrieunternehmer, NGOs, Großprojektmanager, etwaige Manager in der Führungsebene buchen mich ebenso für Gruppenmoderationen wie für Einzelmeetings oder spezielle Herausforderungen. So sind rund 500 kleinere und größere Moderationen in den letzten Jahren zusammengekommen.

Warum wird Moderation in Zeiten wie diesen immer wichtiger?

Einerseits bedeutet Projektmoderation eine große Zeit- und Ressourcenersparnis, andererseits unterstützt sie Leute dabei, zusammen fokussiert an einem Ziel zu arbeiten. Als Allparteilicher kann ich oft eine Menge Druck und Konfliktpotenzial aus den Situationen nehmen. Zudem werden Projekte immer herausfordern- der. Entwicklungen in Kooperationen, interdisziplinären Teams oder in einem interkulturellen Kontext stellen die Beteiligten vor große Herausforderungen. Da ist es meist hilfreich, wenn sich jemand darum kümmert, damit es letzt- endlich für alle ein Ergebnis gibt.

Sie bezeichnen sich auch als Facilitator, also Vermittler. Wie kann Ihre Aufgabe beschrieben werden?

Facilitatoren haben zwei wichtige Aufgaben: Zum einen haben sie eine neutrale Rolle in den Teams, das heißt, sie achten darauf, dass alle Ideen, Meinungen und Erfahrungen gleicher- maßen ihren Platz finden. Sie sind weder Partei, noch hat ihre Meinung zu den Projektinhalten Relevanz. Die wichtigste Aufgabe ist es, auf die Qualität der Zusammenarbeit zu achten und uns die Augen für plötzlich auftauchende Barrieren, aber auch Chancen und die eine oder andere Abkürzung zu öffnen.

Wo liegen die größten Herausforderungen in Ihrer Arbeit?

Eindeutig in der Kulturarbeit. Alle agilen, also flexiblen und adaptiven, und modernen Arbeitsweisen bauen auf eine Kultur der Offenheit im Umgang miteinander, ein hohes Maß an Fehlertoleranz und vor allem auf eine klare Kommunikation. Viele Studien zeigen, dass an fehlender und schlechter Kommunikation die meisten Projekte scheitern. Eine Umstrukturierung muss aber schrittweise erfolgen – wenn Unternehmen nach jahrzehntelanger hierarchischer Führung jetzt plötzlich agil zu werden versuchen, kann das schnell schiefgehen. Hier unterstützen Menschen wie ich – also professionelle Facilitatoren.

Vom Meeting-Frust zur Besprechungs-Lust: Wie sieht der Ablauf einer Business-Moderation aus?

Das Wichtigste ist eine saubere Vorbereitung. Wenn jeder weiß, was die Themen, die Erwartungshaltungen und die Ziele sind, dann fokussiert und entspannt das meistens. In den Meetings selbst versuche ich, den Fokus auf den Aufgabenstellungen zu halten. Neu auf- tauchende Themen haben ihren Platz, müssen aber nicht immer sofort bearbeitet werden. Wichtig ist es, auch in den Meetings für eine gute und offene Stimmung zu sorgen. Auch auf Themen wie das Energie-Management zu achten, ist eine wichtige Sache. Keiner kann fünf Stunden am Stück konzentriert entwickeln. Pausen und Abwechslung in den Methoden kann da hilfreich sein. Am Ende ist es wichtig, der Ergebnissicherung ausreichend Zeit zu geben. Oft geht man auseinander, hat ein Ergebnis, aber keiner macht dann weiter. Das ist auch nicht wirklich die Idee einer Besprechung. Eine wichtige Aufgabe ist dabei auch die Dokumentation.

Die Digitalisierung macht auch – oder vor allem – im Arbeitsleben nicht halt. Inwiefern wirkt sich das auf Ihre Arbeitsweise aus?

Wir wickeln schon viele Projekte rein digital ab. Das braucht zwar eine noch bessere Vorbereitung, spart aber extrem viel Reisezeiten ein. Aber gerade digitale Werkzeuge bieten viele Möglichkeiten, gemeinsam im Team an Themen zu arbeiten. Hier gilt es aber immer, auf die Erfahrung im Umgang mit digitalen Tools zu achten. Sonst wird das schnell zur Erfolgsbremse.

Fällt es Ihnen als erfahrenem Moderator leicht, sich immer an die eigenen Kommunikationsvorgaben zu halten? Was macht gute Kommunikation – auch außerhalb der Arbeit – für Sie aus?

Nein. Ich glaube meine Frau kann da ein Lied davon singen. Moderation erfordert neben dem richtigen Einsatz von Werk- zeugen vor allem eine allparteiliche Haltung. Das geht aber oft nicht. Auch mit noch so viel Erfahrung läuft man immer Gefahr, in die klassischen Fallen zu tappen. Für mich ist es wichtig, immer klar auf meine Rolle zu achten. Ich bin als Moderator dabei oder bringe mich als Diskutant voller Emotion mit ein. Auch das Zweite macht Spaß. Aber in der Rolle kann ich mich dann nicht auf alle anderen konzentrieren. Hier unterscheidet sich auch Moderation oder auch Coaching von der Fachberatung. Da muss man sauber unterscheiden.